Jesteśmy gotowi na zmiany! Poniżej znajdziesz wyjaśnienie, czym jest KSeF, co oznacza dla firm HoReCa i dlaczego wybór systemów MERCO SK to dobry krok w perspektywie nowych przepisów.

Co to jest KSeF?

KSeF to centralny państwowy system do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Zamiast papierowych lub tradycyjnych e-faktur – od określonej daty faktury będą musiały być wysyłane i archiwizowane przez KSeF, co ma uprościć VAT-ową administrację i uczynić rozliczenia bardziej przejrzystymi.

Zgodnie z ustawą – od 1 lutego 2026 r. największe firmy VAT (o obrotach powyżej określonego progu) będą obowiązane wystawiać e-faktury przez KSeF. Dla pozostałych przedsiębiorców termin jest zaplanowany na 1 kwietnia 2026 r.

W praktyce oznacza to, że niemal każda firma – w tym obiekty hotelarsko-gastronomiczne – powinna wdrożyć system obsługujący KSeF, aby być zgodna z prawem.

Dlaczego to ważne dla hotelu i restauracji

• Bezpieczeństwo i archiwizacja – faktury w KSeF mają unikalny numer i przechowywane są centralnie – znika problem z gubieniem dokumentów, ręcznym magazynowaniem i papierową biurokracją.
• Przejrzystość rozliczeń – zarówno sprzedaż usług hotelowych, gastronomicznych, jak i dostaw lub zakupów surowców można fakturować w zunifikowany sposób. To ważne przy audytach, kontroli VAT czy współpracy z partnerami B2B.
• Uproszczona współpraca z kontrahentami – typowa faktura papierowa lub pdf nie zawsze wystarczy; dzięki KSeF łatwiej wysyłać, odbierać i księgować faktury między firmami.

Dla hoteli z restauracją – gdzie często dochodzi sprzedaż usług różnego typu (nocleg, posiłki, SPA, zakupy) – przejście na KSeF to naturalny krok w stronę automatyzacji i uporządkowania dokumentacji.

MERCO SK jest gotowe na KSeF

Jeśli korzystasz z MERCO SK — możesz spać spokojnie. Oto dlaczego:

• Systemy izzyHotel i izzyRest są aktualnie rozwijane tak, by były kompatybilne z wymogami KSeF. To oznacza, że po wejściu e-faktur standardem, Twoje faktury (za pobyty, usługi restauracyjne czy inne) będą mogły być generowane i wysyłane bez wychodzenia z panelu – bez dodatkowych programów.
• Dzięki integracji usług hotelarskich, gastronomicznych i administracyjno-księgowych w jednym środowisku, cały obieg sprzedaży → fakturowanie → archiwizacja pozostaje spójny. Nie ma ryzyka rozbieżności między POS, PMS a systemem faktur.

To duża przewaga: przytoczona reforma może oznaczać duże wyzwania dla firm, które używają wielu niezależnych narzędzi. Z MERCO SK zyskujesz gotowy łańcuch: sprzedaż → usługa → faktura → archiwum.

KSeF to rewolucja w fakturowaniu: koniec papierowych lub PDF-owych faktur zastępuje centralny, ustrukturyzowany system e-faktur. Dla firm hotelarsko-gastronomicznych zmiana może oznaczać mniej formalności, szybsze rozliczenia i mniejsze ryzyko błędów.

Jeśli korzystasz z MERCO SK – jesteś już o krok przed konkurencją. Systemy izzyHotel i izzyRest są przygotowane, by obsłużyć nowy standard. Kolejne aktualizacje wdrożą funkcje zgodne z KSeF – co oznacza, że Twoja recepcja, restauracja czy księgowość nie muszą się martwić – wystarczy jedno narzędzie.

Checklista KSeF dla restauracji i hoteli

1. Sprawdź zgodność systemu POS/PMS z KSeF

Upewnij się, że Twój izzyRest / izzyHotel będzie obsługiwał e-faktury (MERCO SK już jest gotowe).

2. Ustal, kto wystawia faktury w lokalu

Przygotuj listę osób i nadaj im odpowiednie uprawnienia.

3. Zaktualizuj dane firmy i kontrahentów

NIP, adresy, nazwy firm – muszą być poprawne i aktualne w systemach.

4. Aktywuj konto na biznes.gov.pl

Będzie potrzebne do obsługi KSeF i nadawania uprawnień.

5. Porozmawiaj z księgowością

Uzgodnij, jak będzie wyglądał obieg faktur po zmianach.

6. Zapewnij stabilne połączenie internetowe

KSeF działa online – bez internetu wysyłka faktur nie przejdzie.